Không cần thêm phần mềm mới, chỉ cần kết nối dữ liệu

Một buổi khảo sát điển hình ở doanh nghiệp bán lẻ đa kênh thường bắt đầu bằng câu: “Bên em đang tìm một phần mềm báo cáo tốt hơn.” Sau khoảng hai mươi phút liệt kê hệ thống đang dùng, câu chuyện thường đổi hướng.

Danh sách quen thuộc: một phần mềm bán hàng tại quầy, một hệ thống quản lý kho, gian hàng trên hai đến ba sàn, một công cụ chat để chốt đơn, tài khoản quảng cáo ở hai nền tảng, phần mềm kế toán, và vài file Excel mà chỉ một người biết cách mở. Bảy hệ thống. Không hệ thống nào thiếu dữ liệu.

Vấn đề không phải thiếu dữ liệu. Vấn đề là bảy hệ thống đó không có một chỗ chung để gặp nhau.

Mua thêm phần mềm giải quyết được gì

Một công cụ báo cáo mới giải quyết được lớp trình bày: biểu đồ đẹp hơn, chia sẻ dễ hơn, có ứng dụng điện thoại. Đó là những cải thiện thật, không nên xem thường.

Nhưng nó không giải quyết được lớp bên dưới. Nếu mã sản phẩm trên sàn và mã trong kho vẫn khác nhau, công cụ mới sẽ vẽ ra một biểu đồ đẹp từ dữ liệu vẫn sai. Nếu doanh thu ở phòng kinh doanh tính theo giá trị đơn đặt còn kế toán tính theo tiền sàn trả về, công cụ mới sẽ hiển thị hai con số đó cạnh nhau mà không nói được vì sao chúng lệch.

Dashboard đẹp mà số sai thì nguy hiểm hơn không có dashboard — vì người ta bắt đầu tin nó.

Bốn lớp mà mọi doanh nghiệp đều cần, dù có gọi tên hay không

Bất kỳ hệ thống báo cáo nào chạy được lâu dài đều có bốn lớp. Doanh nghiệp thường chỉ mua lớp thứ tư, rồi ngạc nhiên vì nó không chạy.

1. Kết nối — rút dữ liệu tự động từ mọi nguồn đang dùng, theo lịch hoặc theo thời gian thực.
2. Hợp nhất — gom về một kho dữ liệu tập trung, giữ nguyên bản gốc để còn truy vết được.
3. Chuẩn hoá — quy mã sản phẩm, danh mục, khách hàng, chi phí về một bộ định nghĩa thống nhất.
4. Kích hoạt — dashboard, báo cáo định kỳ, cảnh báo tự động đưa số vào công việc hằng ngày.

Khi lớp một đến ba chưa có, lớp bốn chỉ là một cái vỏ. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp đã đổi công cụ báo cáo hai, ba lần mà cảm giác vẫn không khác gì.

Dấu hiệu bạn đang thiếu lớp dưới chứ không thiếu công cụ

• Hai phòng ban báo cáo hai con doanh thu khác nhau cho cùng một tháng.
• Có người trong công ty mà nghỉ phép là báo cáo tuần không ra được.
• Câu hỏi “sản phẩm này lãi bao nhiêu sau khi trừ phí sàn và quảng cáo” mất hơn một ngày để trả lời.
• Tồn kho trên sàn và tồn trong kho lệch nhau, phát hiện bằng cách khách đặt rồi không có hàng giao.
• Muốn xem lại số liệu cùng kỳ năm ngoái thì phải đi tìm file, vì sàn chỉ cho xuất dữ liệu vài tháng gần nhất.

Nếu bạn nhận ra mình trong ba dấu hiệu trở lên, công cụ báo cáo không phải thứ đang thiếu.

Chi phí thật của việc không kết nối

Chi phí này ít khi xuất hiện trong bảng cân đối, vì nó nằm rải rác: giờ công của nhân sự làm báo cáo tay, đơn huỷ vì lệch tồn, ngân sách quảng cáo đổ vào sản phẩm thực ra đang lỗ, và những quyết định nhập hàng dựa trên cảm tính.

Cộng lại trong một năm, con số thường lớn hơn nhiều so với chi phí dựng nền tảng dữ liệu. Điều khiến nó khó nhìn thấy là nó không bao giờ đến dưới dạng một hoá đơn.

Bắt đầu nhỏ

Không cần dựng cả bốn lớp trong một lần. Cách hiệu quả nhất là chọn đúng một báo cáo đang tốn nhiều thời gian nhất, kết nối vừa đủ số nguồn để làm được báo cáo đó, và cho nó chạy tự động.

Khi báo cáo đầu tiên chạy đúng và mọi người bắt đầu tin nó, việc mở rộng sang phòng ban khác dễ hơn nhiều — vì lúc đó bạn đã có nền, chỉ cần thêm nguồn.