TÍNH NĂNG · XUẤT HÓA ĐƠN TỰ ĐỘNG

Nghìn đơn mỗi ngày.
Xuất đúng từng trường hợp.
Không bỏ sót.

Bluecore lấy đơn từ Shopee, TikTok Shop, Lazada, Haravan, Pancake, KiotViet... chuẩn hóa lại theo dữ liệu kế toán trước khi kích hoạt xuất hóa đơn qua MeInvoice hoặc Mắt Bão Invoice, rồi đẩy hóa đơn bán ra vào Fast Accounting hoặc AMIS Kế toán để hạch toán.

Không phải đơn vào sao → hóa đơn ra vậy.
Mapping SKU & thuế Tách combo Quà tặng KOC/KOL Hoàn trả Đa pháp nhân Đẩy vào Fast / AMIS Kế toán
Nguồn đơn hàng
Từ các kênh bán hàng
Chuẩn hóa & quyết định
Bluecore xử lý và kiểm tra
Hóa đơn điện tử
Xuất đúng – đủ – chuẩn
Đơn hàng từ kênh bán hàng
Shopee
TikTok Shop
Lazada
Haravan
Pancake
KiotViet
... và các kênh khác
Bluecore BLUECORE
Chuẩn hóa dữ liệu
SKU, thuế, giá, phí vận chuyển
Kiểm tra & đối soát
3 lớp kiểm tra chống sót đơn
Xử lý nghiệp vụ
Tách combo, quà tặng, hoàn trả, đơn hủy, giảm giá,...
Quyết định trước khi xuất hóa đơn
HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Đã xuất thành công
Mã hóa đơnHD00012345
Ngày hóa đơn20/05/2024
CHI TIẾT HÓA ĐƠN
Nội dungSLĐơn giáThành tiền
Áo thun basic1150.000150.000
Quần short1200.000200.000
Hộp quà (Quà tặng)100
Phí vận chuyển115.00015.000
TỔNG CỘNG 365.000
Chuẩn hóa
Kiểm tra
Kích hoạt xuất
Xuất trong ngày
Tự động 24/7, không chờ cuối ngày
3 lớp chống sót đơn
Ngăn sai sót trước khi xuất hóa đơn
8 tình huống nghiệp vụ xử lý sẵn
Từ combo, quà tặng đến hoàn trả, đơn hủy
VẤN ĐỀ THẬT

Tự động phát hành ≠ tự động xử lý nghiệp vụ

Nhiều nền tảng đã hỗ trợ xuất hóa đơn tự động. Nhưng phần lớn vẫn lấy dữ liệu đơn hàng gần như nguyên trạng để phát hành, nên kế toán vẫn phải xử lý tay các ca khó trước khi xuất.

Đơn hàng từ kênh bán
Shopee
TikTok Shop
Haravan
Pancake
KiotViet
... và các kênh khác
Dữ liệu bán hàng nguyên trạng
Đơn bán hàng ≠ dữ liệu sẵn sàng để xuất hóa đơn
Phần kế toán vẫn phải làm tay
Mapping tên SP, SKU, thuế suất
Tách combo & chia giá trị
Hoàn trả / điều chỉnh giảm
Đa pháp nhân / nhiều shop
Hóa đơn điện tử
HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Đã xuất thành công
Mã hóa đơnHD00012345
Ngày hóa đơn20/05/2024
CHI TIẾT HÓA ĐƠN
Nội dungSLĐơn giáThành tiền
Áo thun basic1150.000150.000
Quần short1200.000200.000
Hộp quà (Quà tặng)100
Phí vận chuyển115.00015.000
TỔNG CỘNG 365.000
Chỉ tự động phát hành chưa đủ
Bài toán không phải là có xuất hóa đơn tự động hay không.
Bài toán là dữ liệu có được xử lý đúng trước khi xuất hay không.
Tên trên sàn ≠ tên trong kho kế toán
Đơn 0đ chưa chắc xuất 0đ
Một shop chưa chắc = một pháp nhân
BLUECORE GIÚP ĐƯỢC GÌ?

Lớp xử lý & quyết định
trước khi phát hành hóa đơn

Nằm trong bộ giải pháp Bluecore ADE - Accounting Data Engine.
Bluecore không thay thế MeInvoice hay Mắt Bão Invoice.
Bluecore xử lý dữ liệu, kiểm tra và quyết định để mỗi hóa đơn được phát hành là đúng – đủ – hợp lệ.

Bluecore
BLUECORE
= lớp xử lý ở giữa dữ liệu bán hàng và hệ thống hóa đơn.
1
DỮ LIỆU TỪ NHIỀU KÊNH
Shopee
TikTok Shop
Haravan
Pancake
KiotViet
2
CHUẨN HÓA & MAPPING
• SKU · Tên · Thuế suất • Combo · Pháp nhân
3
KIỂM TRA TRƯỚC KHI XUẤT
Đúng dữ liệu Đủ điều kiện
4
QUYẾT ĐỊNH XUẤT HĐ
Đơn nào, xuất lúc nào, xuất như thế nào.
5
GỬI ĐẾN NHÀ CUNG CẤP
MeInvoice
hoặc
MẮT BÃO INVOICE
6
PHÁT HÀNH & GIÁM SÁT
Theo dõi trạng thái, tự xử lý lỗi.
7
ĐẨY VÀO PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Fast Accounting
hoặc
AMIS Kế toán
Hóa đơn bán ra để hạch toán
Mục tiêu: 99% thao tác vận hành được tự động hóa — kế toán chỉ xử lý ngoại lệ.
MAPPING & CHUẨN HÓA

Hóa đơn xuất theo tên trong kho kế toán,
không phải nguyên trạng tên bán hàng

Tên sản phẩm trên sàn được viết để bán hàng. Tên trong kho kế toán được viết để khớp với hóa đơn mua vào. Bluecore dùng file mapping để quy đổi đúng tên sản phẩm, SKU, thuế suất, combo và pháp nhân trước khi kích hoạt xuất hóa đơn.

1. DỮ LIỆU BÁN HÀNG
TikTok Shop
Combo dưỡng da mùa hè
Shopee
Áo thun basic trắng sale 5.5
Haravan
Serum C 30ml quà tặng
KiotViet
SKU SP001-Basic
Tên để bán hàng / dữ liệu nguyên bản
2. BLUECORE MAPPING ENGINE
Bluecore BLUECORE
Map tên sản phẩm
Map SKU
Map thuế suất
Tách combo & phân bổ giá trị
Map pháp nhân / ký hiệu hóa đơn
3. DỮ LIỆU KẾ TOÁN & HÓA ĐƠN
Serum Vitamin C 30ml SKU SER-C30 Thuế 10%
Kem dưỡng ẩm 50ml SKU KDA-50 Thuế 10%
Sữa rửa mặt 100ml SKU SRM-100 Thuế 10%
Phí vận chuyển Thuế phù hợp
Sẵn sàng phát hành hóa đơn
Ví dụ: 1 dòng combo trên sàn → nhiều dòng đúng chuẩn trên hóa đơn
Combo dưỡng da mùa hè · 999.000đ
Serum Vitamin C 499.000đ
Kem dưỡng ẩm 300.000đ
Sữa rửa mặt 200.000đ
1. Tên trên sàn ≠ tên trong kho kế toán
2. 1 dòng combo có thể thành nhiều dòng hóa đơn
3. Mỗi SKU có thể có thuế suất riêng
4. Map đúng thì kế toán chỉ xử lý ngoại lệ
Bluecore Mapping là phần quyết định hệ thống chạy trơn hay vẫn phải làm tay.
NGHIỆP VỤ KHÓ

Đơn bình thường thì hệ thống nào cũng xuất được.
Cái khó nằm ở những đơn này.

Bluecore xử lý sẵn các tình huống khiến kế toán thường phải làm tay trước khi xuất hóa đơn. Đây mới là nơi phần mềm bán hàng hoặc tính năng xuất hóa đơn thông thường dễ thiếu logic xử lý.

Mục tiêu:
99% thao tác vận hành được tự động hóa
1
Combo sản phẩm

1 dòng trên sàn có thể phải tách thành nhiều dòng trên hóa đơn và chia giá trị đúng theo từng thành phần.

Trên sàn:
Combo dưỡng da mùa hè · 999.000đ
Hóa đơn:
Serum 499.000đ
Kem dưỡng 300.000đ
Sữa rửa mặt 200.000đ
2
Hoàn / trả hàng

Tìm đúng hóa đơn gốc và phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm thay vì xử lý tay từng trường hợp.

Đơn hoàn
Đơn hàng #12345
Ngày 15/05/2024
Trả hàng một phần
HĐ điều chỉnh giảm
HĐĐG #0001234
Ngày 18/05/2024
Giảm giá trị tương ứng
3
Quà tặng KOC/KOL & khuyến mại 0đ

Đơn giá trị 0đ vẫn cần xuất đúng bản chất giao dịch để kế toán hạch toán được.

Đơn 0đ
Quà tặng KOL
Giá trị: 0đ
Hàng không thu tiền
Hóa đơn 0đ
Vẫn xuất đúng bản chất
4
Đa pháp nhân / nhiều shop

Mỗi shop có thể thuộc một pháp nhân khác nhau, với MST, ký hiệu hóa đơn và luồng xuất riêng.

Shop A
Công ty A
MST: 0101234567
Ký hiệu: 1C24TAA
Shop B
Hộ kinh doanh B
MST: 8888888888
Ký hiệu: 2C24BBB
+ 4 nghiệp vụ khác
Phí vận chuyển
Thuế suất riêng theo SKU
Hóa đơn thay thế
Kiểm tra trước khi xuất
Bluecore không cố tự động hóa mọi thứ một cách mù quáng. Hệ thống tự xử lý phần khó nhất, còn kế toán chỉ xử lý ngoại lệ.
KIỂM SOÁT & CHỐNG SÓT

Tự động, nhưng không xuất mù.
Không sót. Không trùng. Không đúng thì không xuất.

Bluecore không chỉ kích hoạt xuất hóa đơn. Hệ thống còn kiểm tra dữ liệu trước khi xuất, rà soát đơn bị sót, nhận diện trùng lặp và tự theo dõi các lỗi tạm thời để kế toán chỉ xử lý ngoại lệ.

1. Quét chồng lấn định kỳ

Mỗi 30 phút hệ thống quét lại đơn phát sinh hoặc cập nhật trong khoảng thời gian trước đó để giảm rủi ro bỏ sót do đồng bộ trễ.

09:0009:3010:00
Chống sót đơn
2. Rà soát toàn ngày

Cuối ngày Bluecore chạy thêm một lượt rà toàn bộ đơn hàng trong ngày để phát hiện những đơn đủ điều kiện nhưng chưa được xuất hóa đơn.

Đã xuất 1.256 đơn
Chưa xuất 78 đơn
Cần kiểm tra 12 đơn
Phát hiện đơn lọt
3. Chặn trước khi xuất

Tổng giá trị các dòng hàng phải khớp tổng giá trị đơn hàng. Nếu lệch, hệ thống dừng và báo lại thay vì xuất sai rồi đi sửa.

Tổng line item
1.250.000đ
=
Tổng đơn hàng
1.250.000đ
Tổng line item
1.230.000đ
≠
Tổng đơn hàng
1.250.000đ
Lệch thì không xuất
Monitor & Retry tự động

Khi nhà cung cấp hóa đơn hoặc dữ liệu nguồn gặp lỗi tạm thời, Bluecore ghi nhận trạng thái, tự thử lại và báo cáo theo từng mốc giờ trong ngày.

Thiếu item
Chưa có hóa đơn gốc
Lỗi nhà cung cấp HĐĐT
Không sót đơn
Không trùng hóa đơn
Không xuất sai trước khi kiểm tra
Kế toán chỉ xử lý ngoại lệ
Giá trị của Bluecore không chỉ là tự động phát hành hóa đơn, mà là biết hóa đơn nào chưa được phát hành và vì sao.
TÁM TÌNH HUỐNG

Phần lớn phần mềm xuất được hóa đơn cho một đơn hàng bình thường.
Cái tốn thời gian của kế toán không phải đơn bình thường.

Bluecore đã xử lý sẵn các tình huống khó mà đội kế toán thường phải làm tay — từ combo, quà tặng KOC đến điều chỉnh giảm và đa pháp nhân.

4. Khách trả hàng, đổi hàng

Bluecore tự động tìm đúng hóa đơn gốc, xác định sản phẩm trả lại và tạo hóa đơn điều chỉnh giảm chính xác.

Hóa đơn gốc đã phát hành
Mã hóa đơn: HD-2406-00123
Ngày phát hành: 12/06/2024
Khách hàng: Nguyễn Minh Anh
STTSản phẩmSố lượngĐơn giáThành tiền
1Serum Vitamin C 30ml 1 396.000đ 396.000đ
2Kem dưỡng ẩm 50ml 1 330.000đ 330.000đ
Tổng cộng 726.000đ
Hóa đơn điều chỉnh giảm
Sẵn sàng phát hành
Mã hóa đơn: ĐCG-2406-00045
Ngày dự kiến: 15/06/2024
Lý do: Khách trả hàng
STTSản phẩm trả lạiSố lượngĐơn giáThành tiền
1Kem dưỡng ẩm 50ml -1 330.000đ -330.000đ
Tổng tiền điều chỉnh giảm -330.000đ
Đã đối chiếu với hóa đơn gốc HD-2406-00123
Tìm đúng hóa đơn gốc
Điều chỉnh đúng sản phẩm & giá trị
Sẵn sàng phát hành hóa đơn điều chỉnh
QUY TRÌNH TRIỂN KHAI

Không cần thay đổi hệ thống bạn đang sử dụng

Bluecore được triển khai theo từng bước: kết nối dữ liệu, chuẩn hóa mapping, chạy song song với quy trình cũ rồi mới cut-off từng shop. Mục tiêu là giảm rủi ro khi chuyển đổi và nâng dần tỷ lệ tự động hóa.

1
1. Kết nối nguồn dữ liệu
  • Shopee · TikTok Shop · Haravan · Pancake · POS
  • Kết nối Fast Accounting / AMIS Kế toán
  • Giữ nguyên hệ thống đang dùng
2
2. Mapping & cấu hình
  • Map SKU / tên sản phẩm / thuế suất
  • Cấu hình pháp nhân · ký hiệu hóa đơn
3
3. Chạy song song
  • Bluecore chạy cùng quy trình cũ
  • Đối chiếu kết quả · sửa ngoại lệ
4
4. Cut-off từng shop
  • Chuyển dần sang tự động
  • Theo dõi trạng thái · báo cáo mỗi ngày
Để đạt tỷ lệ tự động hóa cao, cần 3 điều kiện
Danh mục SKU tương đối chuẩn

Tên bán hàng và tên kế toán phải map được với nhau.

Chữ ký số & NCC HĐĐT sẵn sàng

MeInvoice / Mắt Bão Invoice và thông tin pháp nhân đã đầy đủ.

Có người duy trì mapping

Khi thêm SKU mới, combo mới hoặc shop mới, mapping cần được cập nhật liên tục.

Không cần thay hệ thống đang chạy
Triển khai theo từng shop
Kế toán chỉ xử lý ngoại lệ
Bluecore không ép doanh nghiệp đổi quy trình ngay lập tức. Bluecore giúp chuyển từ xử lý thủ công sang tự động theo lộ trình có kiểm soát.
BẮT ĐẦU VỚI BLUECORE

Trước khi thay đổi quy trình,
hãy kiểm tra một shop

Bluecore giúp rà soát thử dữ liệu của một shop để chỉ ra đơn nào chưa đủ điều kiện xuất hóa đơn, đơn nào cần mapping thêm và quy trình nên bắt đầu từ đâu.

Bluecore sẽ giúp bạn kiểm tra
1. Đơn nào chưa tìm thấy hóa đơn
2. Đơn nào có cấu trúc cần xử lý thêm
3. Đơn nào lệch giá trị / thiếu mapping
4. Lộ trình phù hợp để bắt đầu tự động hóa
1. Gửi dữ liệu 1 shop
2. Bluecore rà soát
3. Nhận kết quả & đề xuất triển khai
Đề nghị phù hợp cho bước đầu
Không cần đổi hệ thống đang dùng
Không cần xử lý toàn bộ ngay từ đầu
Chỉ bắt đầu từ 1 shop hoặc 1 luồng đơn hàng
Có cần đổi hệ thống hiện tại không?

Không. Bluecore chạy cùng hệ thống đang dùng.

Bluecore có thay thế MeInvoice / Mắt Bão Invoice không?

Không. Bluecore xử lý logic trước khi phát hành.

Cần chuẩn bị gì để bắt đầu?

Shop, danh mục sản phẩm và thông tin nhà cung cấp HĐĐT.

Bắt đầu từ một shop nhỏ, rồi mới mở rộng.
Bluecore giúp doanh nghiệp chuyển từ xử lý thủ công sang tự động theo lộ trình có kiểm soát.
KIỂM TRA MỘT SHOP

Để lại thông tin doanh nghiệp — Bluecore sẽ cùng bạn rà soát quy trình hiện tại

Chỉ mất khoảng 30 giây. Chúng tôi sẽ liên hệ để hiểu cách doanh nghiệp đang bán hàng và xuất hóa đơn, sau đó đề xuất phạm vi phù hợp để bắt đầu từ một shop.

Sau khi đăng ký, Bluecore sẽ giúp bạn:
01. Hiểu quy trình hiện tại

Xác định phần nào đang tự động, phần nào vẫn phải làm tay.

02. Chỉ ra điểm nghẽn

Mapping SKU, combo, hoàn trả, thuế suất, pháp nhân...

03. Đề xuất cách bắt đầu

Chọn một shop phù hợp để kiểm tra trước khi mở rộng.

Đăng ký kiểm tra một shop

Điền thông tin cơ bản để Bluecore liên hệ tư vấn.

Không cần thay hệ thống hiện tại
Không cam kết triển khai
Bắt đầu từ một shop
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Những câu hỏi kế toán thường hỏi trước khi tự động hóa

01 Tôi đang dùng Haravan/Pancake đã có xuất hóa đơn tự động, tại sao cần Bluecore?

Haravan, Pancake và một số phần mềm bán hàng đã hỗ trợ phát hành hóa đơn tự động.

Bluecore không phủ nhận hay thay thế chức năng đó.

Khác biệt nằm ở lớp xử lý trước khi phát hành:

  • Mapping tên sản phẩm và SKU về dữ liệu kế toán.
  • Xử lý thuế suất.
  • Tách combo.
  • Hoàn trả.
  • Hàng tặng/KOC/KOL.
  • Đa pháp nhân.
  • Kiểm tra tổng giá trị trước khi xuất.
Bluecore không chỉ hỏi “đơn này có cần xuất không?”, mà còn xác định “đơn này phải được xuất như thế nào?”.